Privatlivspolitik

Hvem behandler vi personoplysninger om og til hvilke formål?

Når vi i grundejerforeningen løser vores opgaver, behandler vi personoplysninger om foreningens medlemmer og om eventuelle andre interessenter, som er i kontakt med os. Andre interessenter er eksempelvis ejendomsmæglere, entreprenører og bankforbindelser. I den forbindelse er Havebyen Præstevangen dataansvarlig.

Formålene med behandlingen af personoplysningerne er at:

administrere medlemskaber af grundejerforeningen, herunder kommende medlemskaber og medlemskaber der er under afvikling,
varetage grundejerforeningens opgaver jf. vedtægterne, herunder særligt vedligehold af veje, fortove og fællesarealer, og
behandle og besvare henvendelser til foreningen.

Om vores behandling af personoplysninger

Vi behandler i elektronisk form kun almindelige, dvs. ikke-følsomme, personoplysninger. Det gør vi med hjemmel i den europæiske databeskyttelsesforordnings artikel 6, stk. 1, litra f. Det er vores vurdering, at vi er nødt til at indsamle oplysningerne med henblik på udførelse af vores aktiviteter, og at der ikke indsamles flere oplysninger end nødvendigt.

Når vi behandler personoplysninger i forbindelse med administration af medlemskabet, behandler vi de oplysninger der vises herunder, som fortrinsvist er givet til os fra medlemmet (evt. på medlemmets vegne gennem eksempelvis advokat eller ejendomsmægler) alternativt indhentet fra offentligt tilgængelige kilder:

medlemsnummer
navn
adresse
e-mailadresse
telefonnummer
matrikelnummer
dato for ind-/udmelding
markering af om kontingent er betalt for indeværende periode

Oplysningerne bruger vi til at udsende oplysninger til medlemmet og til kontingentopkrævning. Hvis medlemmet er i restance, kan vi vælge at inddrive udeståendet gennem inkasso. Hvis vi gør det, videregives de nødvendige personoplysninger til en inkassator. Vi videregiver der ud over ikke personoplysninger til andre.

Ved udgangen af et kalenderår slettes oplysninger om et medlem, der er fraflyttet det foregående år. Undtaget herfra er medlemmer, der stadig har et økonomisk mellemværende med foreningen.

Når vi behandler personoplysninger i forbindelse med foreningens opgaver og for at besvare henvendelser, behandler vi de oplysninger, der er givet til i forbindelse med henvendelsen. Oplysningerne bevares så længe det er nødvendigt i forhold til den enkelte sag – typisk under 5 år.

Hvis du kontakter os via grundejerforeningens e-mailadresser, videresendes e-mailens indhold automatisk til et eller flere bestyrelsesmedlemmers private e-mailadresse. Videresendelsen sker i ikke-krypteret form. Afsenderen opfordres til aldrig at sende fortrolige eller følsomme oplysninger via almindelig e-mail. Skriftlig kontakt indeholdende fortrolige eller følsomme oplysninger bør ske via fysisk post til formanden. Du kan læse mere om fortrolige og følsomme oplysninger på Datatilsynets hjemmeside: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-personoplysninger/.

På Facebook findes en offentlig gruppe under navnet ”Havebyen Præstevangen”. Facebook-gruppen er ikke en del af selve grundejerforeningen, hvorfor vi ikke behandler dine personoplysninger der. Anvendelse af Facebook-gruppen sker på Facebooks vilkår.

Dine rettigheder og din mulighed for at klage

Du har ifølge databeskyttelsesforordningen en række rettigheder, herunder særligt retten til indsigt, retten til berigtigelse, retten til indsigelse og retten til sletning. Du kan læse mere om alle rettighederne på Datatilsynets hjemmeside: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/hvad-er-dine-rettigheder/

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte kassereren på Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. Hvis du gør det, har vi behov for at kunne identificere dig, og du kan hjælpe os godt på vej ved at skrive så specifikt som muligt, hvad det er du ønsker.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du kan indgive din klage ved at følge Datatilsynets anvisninger vedr. klager: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/